Оптимизация процессов. Польза для бизнеса

Все знают, что бизнес-процессы в компаниях существуют. Кто-то даже слышал, что "сын маминой подруги" в своей конторе эти самые бизнес-процессы оптимизировал. А еще у всех на слуху закупки госкомпаний на много миллионов рублей, типа "Повышение операционной эффективности", где тоже сказано об оптимизации бизнес-процессов.

Но в реальной жизни оптимизация бизнес-процесса представляет из себя в основном сокращение основного производственного персонала и наращивание административно-управленческого. А еще, сокращение затрат на канцелярские принадлежности и телефон))....

Наиболее продвинутые предприниматели, кто смог разработать карту процессов, смог выявить дублирующие функции или избыточные контрольные процедуры, исключив которые он также получит оптимизацию процессов.

Основная причина не эффективного попроцессного подхода к управлению заключается в том, что большинство предпринимателей не понимает, что такое бизнес-процесс, а что такое функция. И даже, если такое понимание есть, то все усилия, в основном направляются на сокращение ресурсов бизнес-процессов (персонал, материальные затраты), а не на улучшение его эффективности. Сокращение ресурсов процесса действительно приводит к снижению затрат периода, но при этом, низкая эффективность приводит и к сокращению прибыли компании в целом.

Что бы не быть голословным, давайте я покажу все вышесказанное на примере:

Клиент, может позвонить в компанию в течении дня пять раз в период времени с 9 до 18 часов. Звонки поступают равномерно. Иными словами, каждые (9 часов / 5 звонков) 1 час и 48 минут.

В компании трудится один менеджер по продажам с часовой ставкой - 100 рублей.

Он принимает звонок клиента, идентифицирует его и уточняет потребность. На это у него уходит 60 минут.

Затем другой работник - консультант (с часовой ставкой 300 рублей) созванивается с клиентом и уточняет у него техническое задание. На это у него тоже уходит 60 минут.

Далее, консультант готовит календарный план график и рассчитывает стоимость своей услуги. Не трудно догадаться, что и на это у него уйдет один час).

После этого менеджер делает договор и согласовывает его с клиентом. И все это в течении часа. Еще одно маленькое но.... Согласованный с клиентом договор приносит компании 5 тысяч рублей.

Визуально это можно представить в нотации EPC (Event-Driven Process Chain, событийная цепочка процессов - нотация отображения хода выполнения процесса, ключевыми элементами которой являются События и Функции).

На сколько эффективно при этом работает компания? Как прибыль от деятельности компании зависит от организационно-функциональной структуры? Много или мало в ней персонала?

Столько вопросов.... Но давайте попробуем разобраться. Рассмотрим нашу ситуацию в течении 5 дней (одной недели). Сколько раз клиент может позвонить? Правильно - 25 раз (5 звонков * 5 дней). А сколько договоров мы заключим за пять дней? Вот здесь нужно понимать, что процесс последовательный и связан с ограниченными ресурсами. Рабочий день специалистов с 9 до 18 с перерывом на обед (с 13 до 14).

Таким образом за пять дней мы сможем заключить только 14 договоров или (14 * 5000) заработать 70 000 рублей. Потратим мы при этом (1 человек * 100 рублей * 40 часов + 1 человек * 300 рублей * 40 часов) 16 000 рублей. Наша прибыль составит (70 000 - 16 000) 54 000 рублей или (54 000 / 14) 3 857 рублей / на договор.

Что можно сделать, что бы эффективность сотрудников повысилась и предприятия получило бы больше прибыли?

Давайте возьмем двух менеджеров по продажам. Получается следующее:

• Заключено по-прежнему 14 договоров или 70 000 рублей.
• Вместо 40 часов два менеджера работали по 38 часов, поэтому затраты составили 15 800 рублей за пять дней.
• Прибыль, которую компания получит, составляет 54 200. Но это операционная прибыль. Не забывайте, что ФОТ работников составит (1*300*40+2*100*40) 20000 рублей. Стало быть 4200  рублей мы оплачивали за простой менеджеров. С учетом этого прибыль составит (70000 - 20000) 50000 рублей

Видимо плохая идей)

Нужно что-то придумать, что бы договоров, которые мы заключаем, стало больше. При этом не набирать целую армию менеджеров и консультантов...

А что, если нам уволить одного менеджера и взять на работу двух, более квалифицированных. Менеджеров, способных самостоятельно уточнить техническое задание. Ну и платить за это мы им будет не по 100 рублей в час, а по двести. Давайте предоставим слово иммитационному моделированию в той же нотации.

• Теперь мы заключаем 23 договора или 150000 рублей
• Общий ФОТ составляет 28000 рублей (из них операционные расходы - 20860). Т.е., 7140 рублей мы платим за простой
• Операционная прибыль составит (115000 - 20860) 94140, а с учетом потерь от простоев - 87000

Теперь видно, что даже в такой простой ситуации, использование попроцессного анализа ABC (Activity-based costing) позволило улучшить эффективность работы компании в краткосрочной перспективе.

Мы предлагаем Вам оптимизацию бизнес-процессов с использованием ABC метода:

1. Организационно-функциональное проектирование (сопоставление организационной структуры компании и функций бизнес-единиц);
2. Модельное построение процессов компании (границы процесса, цели процесса, роли ресурсов, влияние внешних и внутренних факторов, детализация моделей)
3. Иммитационное моделирование бизнес-процессов.

При этом, масштабирование может быть разным. Оптимизация процессов может затрагивать как группу компаний, так и отдельные подразделения.